Häufige Fragen

Aufgelistet sind jeweils Themen und die dazu erfassten Fragen und Antworten.

Angebot

Wie kann ich aus einem Angebot eine Rechnung machen?

1. Öffnen Sie eine neue Lagerrechnung unter Lager → Faktura → Rechnung.
2. In der vollkommen leeren und unausgefüllten Rechnung klicken Sie auf den Button Angebot oder drücken F5 auf der Tastatur.
3. Wählen Sie das gewünschte Angebot aus und bestätigen Sie die Übernahme.
4. Die Rechnung wird jetzt vorausgefüllt mit den Inhalten aus dem Angebot.

Wie kann ich meinen Kunden mein Angebot unterschreiben lassen (Angebotsbestätigung)

PS-WIN erlaubt Ihnen, für Angebote, Kostenvoranschläge und Aufträge zwei Arten von Bestätigungen auszudrucken: Kundenauftrag und Auftragserteilung. Alle Details dazu finden Sie hier.

Wie können Angebote nach der Übernahme zur Rechnung automatisch gelöscht werden?

1. Öffnen Sie die Einstellungen unter Utils → Einstellungen → Configuration.
2. Gehen Sie auf den Reiter Rechn..
3. Dann auf den Unterpunkt Lager/Verkauf.
4. Wählen Sie oben rechts bei Betrifft alle Stationen aus.
5. Setzen Sie nun den Haken bei der Option Angebote nach Übernahme löschen.
6. Ggf. ist es notwendig vorher in der Zeile den Haken bei Standardwerte übernehmen zu entfernen.
7. Bestätigen Sie unten rechts mit OK.

Datev-Schnittstelle

Was muss bei der Einrichtung der Datev-Schnittstelle beachtet werden?

1. Sprechen Sie kurz mit dem Support. Ggf. kann eine kurze Konfiguration notwendig werden, damit die Schnittstelle benutzt werden kann.
2. Gehen Sie mir Ihrem Steuerberater die Einstellungen, wie im Erklärvideovideo auf der Datev-Schnittstelle-Unterseite erwähnt, durch.
3. Erst nachdem die Einstellungen zur Vorkontierung etc. im System geändert wurden, werden die Buchungen entsprechend erfasst. Daher bietet sich an, diese Einstellungen spätestens am letzten Tag eines Vormonats zu treffen.
4. Nach dem Ende eines jeden Monats starten Sie den Datev-Konverter und geben den Vormonat bei Monat ein.
5. Die erzeugte CSV-Datei übermitteln Sie elektronisch an den Steuerberater.

Wie kann ich Bankbuchungen von Kundenüberweisungen ausschließlich meinen Steuerberater buchen lassen, heißt verhindern, dass doppelte Buchungen entstehen?

Dazu tragen Sie vor dem Export im Feld Buchungen auf folgendes Konto ignorieren das Bankbuchungskonto (meist 1200) ein.

Wie kann ich in der Kasse verschiedene Buchungskonten bzw. BU-Schlüssel für denselben Text vergeben?

In Fällen wie etwa Porto etc. kann das es nötig sein, dass der Steuerberater manuelle Konten zuweist, da hier je nach Verwendungszweck und MwSt. andere Buchungskonten oder BU-Schlüssel verwendet werden müssen. Um dem Steuerberater dies zu ermöglichen vergeben Sie als Buchungskonto eine 1. Das hat zur Folge, dass Buchungen in Datev als fehlerhaft markiert und anschließend manuell korrigiert werden können. Weisen Sie im besten Fall auch Ihren Steuerberater vorab auf dieses Verhalten hin.

Im Datev-Export fehlen einige Kassenbuchungen, woran liegt das?

Im Regelfall liegt hier eine fehlerhafte Konfiguration der Kassentexte unter Kasse → Kassentext vor. Dort muss überall ein gültiges Buchungskonto oder eine 1 hinterlegt sein. Um dem Steuerberater zu ermöglichen, manuell Buchungen zu korrigieren, vergeben Sie als Buchungskonto eine 1. Das hat zur Folge, dass Buchungen in Datev als fehlerhaft markiert und anschließend manuell korrigiert werden können. Weisen Sie im besten Fall auch Ihren Steuerberater vorab auf dieses Verhalten hin.

Debitoren

Wie kann ich bei einer Rechnung weniger kassieren, also bspw. bei einem Rechnungsbetrag von 101 EUR nur 100 EUR kassieren?

1. Gehen Sie wie üblich über das Menü auf Debitoren Bank oder Debitoren Kasse.
2. Wählen Sie die Rechnung aus.
3. PS-WIN schlägt sodann automatisch den vollen Eingang vor.
4. Tragen Sie nun im Feld Skonto den gewünschten "Nachlass" ein, also bspw. 1 EUR.
5. Automatisch wird der Eingang auf 100 EUR gesenkt.
6. Tragen Sie noch Ihre Verkäufernummer ein.
7. Bestätigen Sie nun nur noch über Ok.

Wie kann ich eine bereits geleistete Zahlung (teilweise) wieder gutschreiben oder stornieren?

1. Gehen Sie wie üblich über das Menü auf Debitoren Bank oder Debitoren Kasse.
2. Wählen Sie die Rechnung aus.
3. Unten rechts in der kleinen Tabelle erscheint nun die bereits geleistete Zahlung.
4. Machen Sie auf die gewünschte Zahlung einen Rechtsklick und wählen Sie dann Zlg. stornieren.
5. Jetzt ist der Betrag wieder offen und Sie können auf Wunsch erneut buchen.

Wie kann ich eine Gutschrift gegen eine Rechnung gegenrechnen?

Dazu müssen Sie einfach so tun, als würden Sie gleichzeitig die Gutschrift überweisen und die Rechnung vom Kunden überwiesen bekommen. Bzw. auch an der Kasse, als würden Sie formell erst Geld auszahlen und dann wieder bekommen. Der Vorgang ist also genau wie beim Verbuchen "normaler" Debitoren.

Erklärvideo: Gutschrift gegen eine Rechnung gegenrechnen

Wie kann ich von einem Kunden einen Kontoauszug / Liste seiner offenen Posten ausdrucken?

Kurz erklärt: Kontoauszug von Kunde drucken

Fahrtkosten

Wie werden Fahrtkosten gebucht?

Artikel aus dem Nummernkreis 9999926 - 9999930 werden als Fahrtkosten behandelt und in der Werkstattstatistik ausgewiesen.

Inventur

Kann während der Inventur mein Geschäft geöffnet bleiben?

Während Sie Ihre Bestände zählen, sollten Sie Ihr Geschäft geschlossen halten. Während Sie hingegen die Bestände in PS-WIN übertragen, können Sie bedenkenlos wieder öffnen. Die in der Zwischenzeit getätigten Ein- und Verkäufe werden auf Wunsch vom Programm verrechnet. Vergessen Sie jedoch nicht, Ihren Jahresabschluss durchzuführen, damit die Verrechnung korrekt erfolgen kann.

Kann die Anpassung der Bestände unterbrochen werden?

Ja. Sie können jederzeit über das X rechts oben oder das Schließen-Icon rechts unten die Maske verlassen. PS-WIN merkt sich Ihre Änderungen und Sie können jederzeit über den Einstiegspunkt Inventurdatei bearbeiten fortfahren.

Kann ich nach der Übernahme noch auf die gezählten Bestände zugreifen, um bspw. eine Liste auszudrucken?

Ja. Sie können dazu einfach auf Listen → Inventur gehen und dann mit Inventurdatei bearbeiten wieder zurück in die Zählmaske.

Jahresabschluss

Muss vor dem Jahresabschluss ein Monatsabschluss durchgeführt werden?

Nein. Es würde allerdings nicht schaden.

Kasse

Wie storniere ich einen Beleg an der Kasse? / Wie buche ich das Zahlungsmittel eines Belegs an der Kasse um?

Da es derzeit keine direkte Storno-Funktion gibt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie wieder Kasse → Barverkauf.
2. Geben Sie alle Positionen wie beim zu stornierenden Vorgang ein, nur diesmal mit negativen Mengen. Hatten Sie vorher z.B. einen Artikel mit Menge 1, so setzen Sie ihn diesmal mit Menge -1 auf den Bon.
3. Danach bestätigen Sie mit F10.
4. Wählen Sie dasselbe Zahlungsmittel wie zuvor auch.
5. Bei Bar werden Sie ggf. gefragt, ob Sie eine Barauszahlung oder einen Gutschein wünschen.
6. Jetzt ist alles zurückgebucht.
7. Wenn Sie das Zahlungsmittel ändern wollten, müssen jetzt nur noch einmal alle Artikel wieder mit positiver Menge erfassen und diesmal mit dem korrekten Zahlungsmittel buchen.

Wie kann ich für einen Beleg mehrere Zahlungsmittel verbuchen?

Das geht derzeit nur, wenn Sie zuvor eine Rechnung schreiben.

1. Danach setzen Sie die Rechnung auf den Bon.
2. Verringern Sie den Rechnungsbetrag auf den gewünschten Betrag, der mit dem ersten Zahlungsmittel gezahlt werden soll.
3. Bestätigen Sie mit F10 und buchen Sie alles fertig.
4. Danach wiederholen Sie den Vorgang mit dem zweiten Zahlungsmittel.

Beim Bondruck wird ein falscher Drucker angesprochen, was kann ich tun?

Beim Bondruck wird bewusst keine Druckauswahl angeboten, um Ihnen Zeit zu sparen. Um den Bondrucker zu ändern, müssten Sie daher bitte kurz Kontakt zum Support aufnehmen. Alternativ können Sie auch versuchen, den Standarddrucker unter Windows auf den gewünschten Drucker zu ändern. Das ist aber auch nur dann zu empfehlen, wenn Sie an dem Kassenrechner nicht auch Rechnungen drucken wollen.

Wie kann ich einen Beleg nachdrucken?

Geht über die Maske Kassenhistorie.

Kundenverwaltung

Wie kann ich alle Kunden herausfinden, die in einem gewissen Zeitraum etwas gekauft haben?

Dazu nutzen Sie den Serienbrief-Assistenten. Geben Sie als Abfragebedingung Umsatz ab einer gewünschten Zahl ein. Nach dem Bestätigen können Sie dann noch per Datum eine Eingrenzung treffen.

Kurz erklärt: Kunden finden, deren Garantie bald abläuft

Wie kann ich eine Lieferadresse für einen Kunden eingeben?

1. Falls die Lieferadresse noch nicht im System vorhanden ist: Geben Sie zunächst die Adresse als normalen Kunden ein (d.h. neuen Kunden unter Adressverwaltung anlegen).
2. Falls die Lieferadresse schon im System vorhanden ist: Machen Sie auf die Adresse einen Rechtsklick und gehen Sie mit Edit in die Detailmaske.
3. In der Detailmaske der Lieferadresse geben Sie unter Rg-Adresse bzw. F4 die Kundennummer der Rechnungsadresse ein, bzw. suchen die Rechnungsadresse über den Button F4 raus und speichern.
4. Nun sind beide Adressen miteinander als Rechnungs- bzw. Lieferadresse verbunden.

Wie kann ich die Nummer eines Kunden ändern?

Hierzu arbeiten wir mit einem kleinen Umweg:

1. Legen Sie einen neuen Kunden mit denselben Details wie den gewünschten an.
2. Achten Sie beim Anlegen darauf oben links die Kundennummer wie gewünscht einzugeben.
3. Nach dem Speichern wählen Sie in der Adressverwaltung den neuen Kunden aus.
4. Klicken Sie nun auf Adr.-Verbinden und geben Sie die Nummer des gewünschten Kunden ein.
5. Mit Bestätigen von OK wird der Kunde auf der alten Nummer mit dem auf der neuen Nummer zusammengeführt.

Wie kann ich zwei Kunden zu einem Datensatz verbinden (bspw. bei Duplikaten)?

Kurz erklärt: Duplikate verbinden

Lagerbestandsliste

Wie wird die Lagerdauer berechnet?

Es wird immer die Differenz zwischen heute und dem Datum des jüngsten Einkaufs berechnet. Kaufen Sie also vor 100 Tagen einmal ein und daraufhin nach 20 Tagen nochmals ein, verkaufen aber beide Artikel nicht, dann ist die Lagerdauer 80.

Lagerverwaltung

Kann ich einen Artikel verkaufen, obwohl er nicht an Lager (also Bestand 0) ist?

Ja, der Bestand läuft dann einfach ins Minus.

Wie kann ich einen Artikel ohne MwSt. anlegen?

1. Öffnen Sie die Lagerverwaltung unter Lager → Lagerverwaltung.
2. Erstellen Sie einen neuen Artikel, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und dann auf Neu gehen.
3. Unten rechts sehen Sie nun ein Feld namens St.-Schl., das steht für Steuerschlüssel.
4. Wählen Sie 0 für 0% aus, 1 steht für 19% und 2 für 7% MwSt.

Beim Speichern eines Artikel verschwindet der Artikeltext, was kann ich da machen?

Dieses Phänomen tritt immer dann auf, wenn der Artikeltext zu lang ist. Verkürzen Sie ihn und versuchen Sie es erneut.

Mahnen

Wie kann ich Bankverbindung im Mahntext ändern?

1. Öffnen Sie den Mahntext unter Mahnen → Mahntext.
2. Unter einer der angebotenen Textoptionen ist die bisherige Bankverbindung zu finden.
3. Ändern Sie sie dort nach Ihren Bedürfnissen ab.

Wie kann ich die erste Mahnung als Zahlungserinnerung schicken?

Kurz erklärt: Zahlungserinnung statt Mahnung

Problembehebung

Beim Öffnen einer Maske passiert nichts mehr - das ganze Programm hängt. Was kann ich tun?

1. Schließen Sie PS-WIN zur Not mit dem Task-Manager an allen Stationen
2. Starten Sie alle Rechner, an denen Sie mit PS-WIN arbeiten, neu
3. Starten Sie nun PS-WIN an nur einer Station und gehen Sie in die zuvor gewünschte Maske rein
4. Es kann sein, dass die Maske auch jetzt nicht sofort öffnet, sondern es ca. eine halbe Minute dauert
5. Danach sollte wieder alles wie gewohnt funktionieren und Sie können PS-WIN an den anderen Stationen starten

Nach einem Windowsupdate kann keine Clientstation mehr auf den Server zugreifen. Was kann ich tun?

1. Prüfen Sie die Netzwerkfreigabe am Server.
2. Dazu gehen Sie zunächst in die Systemsteuerung.
3. Geben Sie oben rechts in der Suche Freigabe ein.
4. Klicken Sie dann auf die Option Erweiterte Freigabeeinstellungen.
5. Gehen Sie in den Bereich alle Netzwerke und scrollen Sie nach ganz unten.
6. Die Option Kennwortgeschützte Freigabe sollte auf deaktiviert stehen, damit Verbindungen problemlos erfolgen können.

Rechnung

Wie kann ich an einer fertigen Rechnung noch Änderungen durchführen?

Dazu müssen Sie ein Storno mit Übernahme durchführen.

1. Sie gehen dazu auf Lager → Storno
2. Dort geben Sie die Rechnungsnummer ein.
3. Klicken Sie auf den Haken unten zur Übernahme der Rechnung.
4. Es öffnet sich eine neue Rechnung mit allen Inhalten der alten Rechnung.
5. Hier können Sie alles nach Ihren Wünschen verändern und wieder abschließen.

Wie kann ich Lohnpauschalen auf Rechnungen benutzen?

1. Dazu legen Sie zunächst Lohnkostenartikel wie hier beschrieben an.
2. Auf Lager- und Elektrorechnungen können Sie dann bedenkenlos die Pauschalen verwenden.
3. Bei Servicerechnungen müssen Sie zuvor noch die Einstellung Servicerechnung mit AW unter Utils → Einstellungen → Configuration im Reiter Allgemein aktivieren und PS-WIN kurz neu starten.
4. Danach können Sie auch dort Lohnpauschalen verwenden. Bei Reparaturtexten werden jetzt allerdings auch Mengen und Preise angezeigt.

Wie kann ich immer wieder vorkommende Textblöcke vordefinieren?

1. Dazu legen Sie sich einfach Artikel unter Lager → Lagerverwaltung an, die Sie ohne Preis belegen und wo Sie unter Artikeltyp den gewünschten Text eingeben. Bei längeren Textpassagen einfach den Artikeltext nutzen.
2. In einer Rechnung (oder auch an der Kasse) können Sie die Artikel dann einfach mit Menge 1 verwenden.
3. Dabei wird allerdings sowohl die Menge als auch der Preis (0 €) abgedruckt. Wenn Sie das nicht möchten, nehmen Sie kurz mit dem Support Kontakt auf, damit wir das zusammen genau nach Ihren Wünschen einstellen können.

Wie kann ich einen Rechnungstyp umändern? Z.B. eine Bruttorechnung in eine Nettorechnung umändern?

Dazu müssen Sie ein Storno mit Übernahme durchführen.

1. Zuvor stellen Sie Kunden auf die gewünschte Rechnungsart um.
2. Öffnen Sie dazu Adress → Adressverwaltung.
3. Markieren Sie den Kunden und drücken Sie Enter.
4. In der kleinen Auswahl rechts wählen Sie dann die gewünschte Rechnungsart aus und bestätigen mit Ok.
5. Sie gehen danach auf Lager → Storno
6. Dort geben Sie die Rechnungsnummer ein.
7. Klicken Sie auf den Haken unten zur Übernahme der Rechnung.
8. Es öffnet sich eine neue Rechnung mit allen Inhalten der alten Rechnung.
9. Hier können Sie alles nach Ihren Wünschen verändern und wieder abschließen.

Wie kann ich auf Rechnungen wiederkehrend einen eigenen Text in den Fließtext setzen?

Schauen Sie sich dazu den Werbetext an.

Wie kann ich Skonto auf einen Rechnungsbetrag geben und ausweisen?

Kurz erklärt: Skonto auf einer Rechnung ausweisen

Dazu müssen Sie beim Abschluss der Rechnung unter Zahlungsziel zunächst 0 eintragen. Nach Bestätigung mit OK kommt dann eine Abfrage nach Zahlungsbedingungen, wo Sie im Dropdown dann einfach Skonto auswählen und die gewünschten Konditionen eintragen können.

Servicerechnung

Können die Lohnkosten gesondert ausgewiesen werden?

Ja, aktivieren Sie dazu in der Konfiguration die Einstellung Lohnkosten gesondert ausweisen.

Wie kann ich einen Kostenvoranschlag als Grundlage für eine Servicerechnung nutzen?

1. Zunächst öffnen Sie eine neue Servicerechnung unter Service → Servicerechnung.
2. Danach klicken Sie auf den Button KV oder drücken F6.
3. Nun wählen Sie den betreffenden KV aus und bestätigen.
4. Sie können jetzt den KV nochmals editieren oder erweitern und dann als Rechnung abschließen.

Stammdaten

Können Updates übersprungen werden? D.h. wenn längere Zeit keine Stammdaten aktualisiert wurden, müssen dann zunächst die alten Updates ausgeführt werden?

Die Änderungen beinhalten auch immer alle alten Änderungen. Somit kann man einfach das neuste Update ausführen.

Terminverwaltung

Was macht die Option Löschen beim Anlegen eines Termins?

Mit dieser Funktion wird der Termin nach 60 Tagen im Zuge des Monatsabschluss gelöscht.

Wareneingang

Wie mache ich den Wareneingang?

1. Zum Wareneingang gehen Sie zunächst in Lager → Lagerverwaltung und markieren den gewünschten Artikel.
2. Wenn der Artikel noch nie bei Ihnen an Lager war, können Sie den Artikel entweder manuell über Rechtsklick und dann Neu anlegen oder über die Buttons Stamm bzw. Aswo oder Datan. 4 aus den Lieferantendaten ins Lager übernehmen.
3. Danach geben Sie mindestens Menge, EK, Lieferant und Verkäufernummer ein.
4. Und bestätigen mit Ok