Serienbrief

Zu finden im PS-WIN Menü unter
Text → Serienbrief

Schreiben Sie an Ihre Kunden! PS-WIN hilft Ihnen bei der Auswahl der Adressaten und bei den Vorbereitungen für Ihren Serienbrief.

Auswahl

Nachdem Sie die Serienbriefmaske unter Text → Serienbrief geöffnet haben, können Sie Ihre Kunden über Abfrage Bedingungen nach diversen Kriterien filtern.

Um neue Kriterien zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten, benutzen Sie die rechte Maustaste und das danach erscheinende Kontextmenü. Für Abfragen, die ein Datumsraum betreffen (z.B. Umsatz in 2013) werden nach Bestätigung der Kriterien die Datumsfelder aktiv (siehe nachfolgender Screenshot).

Weiterverarbeitung

Sie haben an der rechten Seite der Maske zahlreiche Optionen zur Verarbeitung der Daten. Sie können zuvor über den Punkt Datei bearbeiten auch erst noch Änderungen an ausgewählten Kunden durchführen (das ändert natürlich nicht den Originaldatensatz, sondern gilt nur für den Serienbrief).
Wählen Sie:

Serienbr. erstellen

Hiermit wird direkt ein vordefiniertes Word-Dokument mit den Adressen bestückt. Sie haben danach die Möglichkeit das Dokument noch zu bearbeiten.

Serienbr. drucken

Hiermit wird direkt ein vordefiniertes Word-Dokument mit den Adressen bestückt und gedruckt.

Datei exportieren

Hiermit werden die Adressen in ein Excel-verträgliches Format exportiert. Auf diese Weise haben Sie die größte Kontrolle über die Adressen und können Sie vielfältig weiterverwenden. Die Datei wird unter C:\CPH\USER\Adress.dbf abgelegt

Etiketten drucken

Hiermit werden Versandaufkleber gedruckt, die sie auf Umschläge o.ä. kleben können.

Umschläge drucken

Hiermit werden direkt Umschläge bedruckt.

Empfohlenes Vorgehen bei Nutzung von Word

Exportieren Sie die Adressen über Datei exportieren. Öffnen Sie Ihren vorbereiteten Brief in Word und folgen Sie dem Serienbriefassistent. Dort wählen Sie die Datei C:\CPH\USER\Adress.dbf als Quelle für Ihre Adressen aus. Sie können nun noch spezielle Felder z.B. für den Adressat oder die Anrede einfügen.

Im Folgenden finden Sie eine Bilderstrecke, die das Vorgehen am Beispiel von Word 2007 erklären. Bei anderen Versionen von Word funktioniert das ganz ähnlich.

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  Beispielbrief vorbereitet, Adressaten sowie dynamische Textblöcke fehlen noch.

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  Empfängerliste auswählen.

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  Wählen Sie die Datei C:\CPH\USER\Adress.dbf.

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  Die Empfänger sind nun mit dem Dokument verbunden. Nun fügen wir dynamische Textblöcke für den Adressatbereich ein.

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  Welcher Block was bedeutet, sehen Sie, wenn Sie in der Menüleiste auf Empfängerliste bearbeiten gehen. Dort könnten Sie übrigens auch noch Änderungen durchführen.

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  Die Textblöcke sind eingefügt.

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  PS-WIN exportiert auch eine dynamische Anrede, die das Geschlecht Ihres Kunden berücksichtigt und Ihren Brief so mit einer persönlichen Anrede abrundet.

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  Und so sieht es dann aus, wenn gedruckt wird. Benutzen Sie die Pfeiltasten in der Menüleiste, um sich durch die einzelnen Brief zu bewegen. Zum Abschließen des Seriendrucks, gehen Sie auf Fertig stellen und zusammenführen.

Tipps & Tricks

Newsletter

Sie können den Serienbriefassistent auch nutzen, um einen Newsletter an Ihre Kunden zu versenden. Dazu exportieren Sie die Serienbriefdatei und kopieren die E-Mail Adressen aus der Exceldatei heraus in Ihr Mailprogramm.

Hohe Komplexität

Möchten Sie komplizierte Abfragen an die Kundendatenbank stellen, so können Sie die Abfrage auch auf Excel verlagern. Dazu stellen Sie in der Kriterienmaske eine alles erfassende Bedingung wie etwa Name >= a ein und exportieren anschließend die Serienbriefdatei. Öffnen Sie die Datei in Excel und greifen Sie auf die Filterfunktionalität zurück.