E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Rechnung in einem ganz bestimmten Format. In unserem Fall nutzen wir das sogenannte ZUGFeRD-Format. Dieses Format integriert in eine normale PDF-Datei eine XML-Datei mit allen Rechnungsinformationen. Dadurch bleibt die E-Rechnung immernoch ein PDF, was jeder lesen kann und gleichzeitig kann man das PDF dann auch digital mit spezieller Software auslesen.

Wie schreibe ich mit PS-WIN eine E-Rechnung?

Dazu müssen Sie zunächst in den Einstellungen unter Utils > Einstellungen > Configuration > Rechn. > Allgemein das Häkchen bei "PDFs als ZUGFeRD-PDFs" für alle Stationen setzen. Hier ein Screenshot dazu:

Pflichtangaben im Reiter „Stamm“

Damit die E-Rechnung korrekt erstellt werden kann, müssen außerdem Ihre Firmendaten vollständig hinterlegt sein. Öffnen Sie dazu Utils → Einstellungen → Configuration und wählen Sie den Reiter Stamm. Folgende Felder müssen ausgefüllt sein:

• Firmenname
• Strasse und Ort
• Telefon
• Bankverbindung, IBAN und BIC
• Steuer-Nr.
• E-Mail

Danach können Sie jederzeit E-Rechnungen erstellen. Das geht dann ganz einfach über den Druckdialog. Dort wählen Sie bei "Ausgabe auf..." die Option "Adobe PDF Format" aus. Das System speichert die E-Rechnung dann als (ZUGFeRD-)PDF am gewünschten Ort auf der Festplatte.

Wie versende ich E-Rechnungen?

Das Versenden von E-Rechnungen kann für den Moment noch per E-Mail erfolgen. Ganz so, wie Sie es vermutlich auch bisher mit PDFs gemacht haben.

Ausblick über die künftigen Anforderungen

Es ist zu erwarten, dass der Versand von E-Rechnungen in einigen Jahren nur noch über bestimmte Plattformen erfolgen darf. Denn es soll auch eine Meldeplattform vom Gesetzgeber geben, wo alle E-Rechnungen mit auflaufen sollen. Das geht bei normalen E-Mails nicht. Daher arbeiten Firmen wie Datev bereits an geeigneten Lösungen, die sowohl den Versand als den Empfang von E-Rechnungen so gestalten, dass dann auch die irgendwann kommende Meldeplattform angeschlossen werden kann. Das wird vermutlich dann so ablaufen, dass man über PS-WIN eine Rechnung dorthin übermitteln kann und die Plattform die Rechnung dann zustellt. Bevorzugt direkt auf der Plattform oder zur Not per E-Mail.

Wie läuft der Empfang von E-Rechnungen und wie lese ich sie?

Für den Moment werden E-Rechnungen per E-Mail empfangen. Kritischer wird es beim Thema Lesen von E-Rechnungen. Diese können durchaus rein in einem unleserlichen Format wie XML verschickt werden. Schauen Sie bspw. bei Ihrer Buchhaltungssoftware nach, ob Sie dort E-Rechnungen öffnen können.